EHF, digital faktura og PDF: hva er forskjellen — og hva trenger du?
EHF, digital faktura og PDF er tre forskjellige ting. Her er forskjellen forklart enkelt, og en rettesnor for hva bedriften din faktisk trenger.
«Kan dere sende EHF-faktura?» er et spørsmål mange får — og mange svarer feil på. EHF, digital faktura og en vanlig PDF er nemlig tre forskjellige ting. Her er forskjellen forklart enkelt, og en rettesnor for hva bedriften din faktisk trenger.
PDF-faktura
En PDF-faktura er et dokument du sender på e-post. Den leses av et menneske, ikke av et regnskapssystem. For de aller fleste bedrift-til-bedrift-forhold er dette helt tilstrekkelig: kunden får fakturaen, betaler den, og bokfører den selv. En PDF er rask å sende, lett å arkivere og fullt lovlig så lenge innholdskravene er oppfylt.
Digital (elektronisk) faktura
«Digital faktura» brukes ofte litt løst. I praksis betyr det at fakturaen sendes elektronisk i stedet for på papir — typisk som PDF på e-post, eller via et fakturasystem. Poenget er at ingenting skrives ut eller sendes i posten. Det er dette de fleste mener når de sier at de «fakturerer digitalt».
EHF
EHF (Elektronisk Handelsformat) er noe annet: et standardisert datafiler-format som sendes maskin-til-maskin gjennom Peppol-nettverket. Mottakerens regnskapssystem leser EHF-fakturaen automatisk, uten at noen taster den inn. EHF er påkrevd når du fakturerer offentlig sektor i Norge — stat, kommune og fylkeskommune krever EHF. Mellom private bedrifter er det frivillig, men noen større selskaper foretrekker det.
Hva trenger bedriften din?
Selger du til andre bedrifter og privatpersoner? Da holder digital faktura som PDF i de aller fleste tilfeller.
Selger du til det offentlige? Da må fakturaen sendes som EHF.
Har du en stor kunde som krever EHF? Da må du ha en vei til Peppol-nettverket — vanligvis gjennom et regnskapssystem.
Slik gjør du det i Leonic
Leonic lager profesjonelle fakturaer og sender dem som digital PDF — klare til å mottas og betales. Trenger du å sende EHF til offentlig sektor, bruker du integrasjonen mot regnskap: Leonic synkroniserer fakturaene dine til Fiken eller Tripletex, der EHF-utsending er en del av regnskapsflyten. Slik får du det beste fra begge verdener — rask digital fakturering i det daglige, og en ryddig vei til EHF når en kunde krever det.
Kort oppsummert: ikke alle trenger EHF, men alle trenger en korrekt digital faktura. Start med det som dekker behovet ditt i dag.