Hva må stå på en faktura? Krav, frister og vanlige feil
En lovlig faktura må inneholde bestemte felter — mangler ett, kan kunden nekte å betale. Her er kravene, fristene og feilene du bør unngå.
Faktura er noe enhver bedrift må forholde seg til — men reglene er lette å trå feil på. Mangler ett av de lovpålagte feltene, er fakturaen i prinsippet ugyldig, og kunden kan nekte å betale før den er rettet. Her er en gjennomgang av hva som faktisk må stå på en norsk faktura, hvilke frister som gjelder, og de vanligste feilene vi ser.
Hva må en faktura inneholde?
Kravene følger av bokføringsforskriften. En lovlig salgsfaktura skal som hovedregel inneholde:
Et fortløpende fakturanummer som tildeles maskinelt (du kan ikke hoppe i nummerrekken).
Fakturadato — datoen fakturaen utstedes.
Selgerens navn og organisasjonsnummer. Er du MVA-registrert, skal bokstavene «MVA» stå etter organisasjonsnummeret.
Kjøperens navn og adresse.
En klar beskrivelse av varen eller tjenesten, med mengde og omfang.
Tidspunkt og sted for leveringen.
Vederlaget (beløpet) og betalingsforfall.
Merverdiavgift og eventuelle andre avgifter, spesifisert per sats.
Selger du til offentlig sektor, gjelder det i tillegg egne krav til elektronisk faktura (EHF). For vanlige bedriftskunder holder en korrekt digital faktura.
Frister du bør kjenne til
Hovedregelen er at faktura skal utstedes snarest mulig, og senest innen en måned etter at varen eller tjenesten er levert. Betalingsfristen avtaler du selv med kunden — 14 eller 30 dager netto er vanlig. Husk at en for kort eller urimelig frist kan bli vanskelig å håndheve, mens en for lang frist binder opp likviditeten din.
De vanligste feilene
Hull i nummerrekken. Fakturanummer skal være sammenhengende og maskinelt tildelt. Sletter du en faktura og lager en ny, skal den gamle krediteres — ikke fjernes.
Manglende «MVA» etter organisasjonsnummeret. Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må dette med.
Uklar beskrivelse. «Konsulenttjenester» alene er for vagt. Beskriv hva som er levert.
Endring av en sendt faktura. En utstedt faktura skal ikke endres. Er noe feil, lager du en kreditnota og en ny faktura.
Kreditnota — slik retter du feil
Oppdager du en feil etter at fakturaen er sendt, retter du den ikke ved å redigere originalen. I stedet utsteder du en kreditnota som nuller ut den opprinnelige fakturaen, og sender en ny, korrekt faktura. Da henger regnskapssporet sammen, og revisor blir fornøyd.
Digital faktura i praksis
De fleste små bedrifter sender i dag fakturaen som en digital PDF på e-post. Det er raskt, sporbart og fullt lovlig — så lenge innholdskravene over er på plass. I Leonic fylles avsenderinformasjonen din inn én gang under firmaprofilen, og kommer automatisk med på hver faktura og kreditnota. Fakturanummer tildeles fortløpende av systemet, MVA spesifiseres per sats, og betalingsinformasjon med KID og konto havner nederst der den skal.
Vil du se hvordan faktura henger sammen med tilbud og kundeoppfølging? Les mer om modulene i Leonic.